Of je nu meer productiviteit zoekt of dat je meer kwaliteit wilt in digitale transformatie, je mensen opleiden en trainen is belangrijk. Maar helaas behandelen veel organisaties training als een bijzaak, wordt er te veel vertrouwd op de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer hierin en als er wat wordt gedaan is het vaak puur theoretisch en niet praktijkgericht.

Omdat experts vaak vergeten hoe het is om een beginner te zijn, ziet de IT-afdeling nieuwe technologieën vaak als intuïtief en makkelijk aan te leren. Die aanname zorgt voor veel mislukkingen in IT-training. Immers, een succesvolle implementatie van een nieuwe applicatie valt of staat bij een juiste training als het betekent dat gebruikers een radicale verandering moeten ondergaan in de manier waarop processen moeten worden afgehandeld..

Hierna volgen acht van de meest voorkomende fouten die IT-organisaties maken als het gaat om training, of het nu gaat om een specifieke technologie of professionele ontwikkeling in het algemeen. Beschouw het als een informele trainingssessie in hoe je trainingen juist kan uitvoeren.

1. Aannemen dat zelftraining voldoende is

Online video-handleidingen, FAQ-documenten en dat soort dingen zijn gemeengoed in IT-training. In tegenstelling tot klassikaal onderwijs zijn ze goedkoop en makkelijk te schalen. Maar je richten op kosten is niet altijd verstandig. Als trainingsmateriaal niet wordt benut, hebben ze weinig waarde.

En van wat we weten is zelftraining weinig in trek. De data op online onderwijs wijst uit dat de meerderheid van je gebruikers hun training niet zal afronden. Minder dan 6 procent van de mensen die beginnen met een open online cursus (MOOC) van Harvard of MIT haalt een certificaat, wijst een onderzoek van edX uit.

Maar met de juiste structuur en prikkels kan je het beter doen. Seth Godins altMBA claimt dat meer dan 90 procent een studie afmaakt. Het programma loopt vier weken en heeft beperkte deelname, dus het is structureel verschillend van de meeste MOOC's. Dus je zal iets dwingends in je online training moeten inbouwen in plaats van vertrouwen dat gebruikers zichzelf kunnen dwingen.

2. Niet overbrengen waarom training nodig is

Als jouw training bedoeld is om gedrag en routines te veranderen, is het belangrijk dat je uitlegt waarom het trainingsprogramma nodig is.

"Veel softwaretrainingsprogramma's bevatten 'hoe doe je iets' en 'hoe ziet het eruit', maat missen het waarom je die actie in de software moet doen", zegt Eric Peters, senior growth marketing manager bij HubSpot Academy, een online trainingsprogramma voor de sales- en marketingsoftwareproducten van HubSpot. "Dat is het verschil tussen documentatie en training in mijn optiek. Het 'waarom' is vooral belangrijk omdat dat de software verbindt met het gewenste resultaat van de gebruiker."

Om het 'waarom'-probleem te adresseren heeft HubSpot een simpele driedelige structuur in zijn training. "Elke klas is gestructureerd in drie delen: Waarom, Hoe, Wat", legt Peters uit. Deze aanpak vermindert de kans dat gebruikers afvallen omdat ze aansluiting missen bij het algehele doel van de technische verandering.

3. Geen praktische toepassingen leveren nadat de training afgerond is

Als werknemers geen mogelijkheden krijgen om hetgeen ze geleerd hebben in de praktijk te brengen, zullen ze minder betrokkenheid voelen bij de training en veel van het geleerde snel weer vergeten.

"Het is best wel moeilijk om een nieuw stuk software onder de knie te krijgen als je geen project of activiteit hebt waar je het kan toepassen", zegt Peters. "Als het hele leerproces hypothetisch blijft, hoe kan je dan het geleerde toepassen als er uiteindelijk wel een project komt? Als ik werk in Excel en niet weet hoe ik iets moet doen, zoek ik het op. Ik leer het mezelf aan met een bepaald resultaat in gedachten, en omdat ik dat direct toepas, is er een grotere kans dat ik het onthoud."

Om dergelijke vergissingen te voorkomen kun je kijken naar training in de context van lopende projecten en de doelstellingen van mensen. Zoals Dan Pink uitlegt in zijn boek Drive: The Surprising Truth of What Motivates Us worden veel mensen gemotiveerd op het werk door het verkrijgen van meesterschap in het werkveld. Door de IT-training te koppelen aan de carrièredoelen van je werknemer bereik je dus meer.

"Ik heb geleerd inzicht te krijgen in ieders leerstijl. Sommige mensen werken beter als ze een boek in handen krijgen met de opdracht te studeren, anderen willen direct aan de slag met toepassingen van de stof. Sommigen willen liever één-op-één-training. Een gemixte aanpak levert het meeste succes op", zegt Janet Brown, CIO bij juridisch boekhouder GCG.

4. Pas later aan trainingen denken

Je organisatie heeft net nieuwe software gekocht. Wanneer pluk je daar de vruchten van? Als je ondersteunende training vergeet, kan dat heel lang duren, als het al lukt.

"CIO's en IT-leiders investeren in software met de verwachting dat hun organisatie return on investment te zien krijgt. Training met de software zal de time to value versnellen voor de organisatie, zorgt ervoor dat werknemers de volle mogelijkheden van de software kunnen gebruiken en verminderd het risico dat het op een verkeerde manier wordt gebruikt", legt Peters uit.

Als jouw organisatie een transformatieve strategie nastreeft of compleet nieuwe software introduceert, vermijd dan dat je pas aan het einde denkt aan training.

5. Niet investeren in persoonlijke ontwikkeling

Als je jouw werknemers uitrust met de modernste en geweldigste vaardigheden, zullen ze jouw organisatie dan verlaten voor een betere baan elders? Dat is de stille angst die zoveel schade aanricht aan IT-training binnen veel organisaties. Maar niet elke organisatie deelt die visie.

"In tegenstelling tot wat sommigen geloven zal je als werkgever loyaal personeel hebben als je ze kansen aanbiedt voor persoonlijke ontwikkeling en doorgaande kansen op carrièregroei", zegt Kathie Miley, COO bij online trainingsplatform Cybrary, dat cursussen en oefenruimten aanbiedt voor IT-vaardigheden en certificaten.

Sommige certificaten zoals de Project Management Professional (PMP) vereisen doorlopende educatie om bij te blijven. Als je dat niet mogelijk maakt zullen je werknemers zich afvragen welke waarde het bedrijf in hen ziet.

Als je geen trainingsmogelijkheden geeft zal je worden ingehaald door andere organisaties. Volgens de Brandon Hall Group dat daarnaar onderzoek deed spendeert een meerderheid van Amerikaanse bedrijven meer dan 1000 dollar per jaar voor training voor de senior managers. Dat is een goede indicatie dat training nodig is voor iedereen, niet alleen nieuwe werknemers die je organisatie binnenkomen.

6. Geen lab beschikbaar stellen in het leerproces

Online trainingprogramma's die coderen onderwijzen zijn de laatste tijd als paddenstoelen uit de grond geschoten. CodeAcademy bijvoorbeeld onderwijst in HTML, Python, JavaScript, PHP en SQL. Het platform heeft tevens een labomgeving waarin je de code ziet die je schrijft en waar je feedback op krijgt. Het is niet zo verfijnd als een instructeur voor je neus, maar feedback vanuit een labomgeving is eveneens waardevol. De mogelijkheden om te experimenteren - om een 'product' te bouwen - is een waardevolle manier om de abstracte trainingsconcepten te vertalen naar praktische vaardigheden.

"Een algemene zwakte in IT-trainingsmateriaal is dat het te veel theorie is en niet genoeg praktijk. De uitdaging is het vinden van een labomgeving of apparatuur die iemand echt kan gebruiken om hun routine te verbeteren via praktische ervaringen", verklaart Jamie Boughman, technisch directeur managed services bij Carousel Industries.

7. Geen programmatische trainingsaanpak

Wat gebeurt er als een paar belangrijke mensen de IT-afdeling op hetzelfde moment verlaten? Als je training hebt verwaarloosd, zal je waarschijnlijk grote moeite hebben om het gat te dichten. Naast het aannemen van mensen zul je tevens je huidige mensen onherroepelijk op cursus moeten sturen. Een dergelijke houding ten opzichte van training werkt dus niet.

"Sommige managers hebben moeite om vooruit te denken en schieten steeds in een reactieve modus als het gaat om training. Een programmatischere aanpak - kijken naar de vaardigheden in je team in relatie met het werk van de toekomst - geeft je de kans training in te zetten om toekomstige hiaten te vullen", zegt Philip Casesa, directeur productmanagement bij Focal Point Data Risk.

8. Onrealistische verwachtingen van boeken hebben

Boeken zijn prima om informatie te delen maar ze hebben flinke beperkingen als het gaat om technische training. De Voor Dummies-serie bijvoorbeeld is prima in het communiceren van technische onderwerpen aan beginners. Maar voor gevorderde professionals is het exclusief vertrouwen op boeken minder geschikt.

"Boeken geven een passieve leerervaring. Hoewel veel mensen iets uit boeken kunnen oppikken, gaat er niets boven hands-on in het aanleren van nieuwe stof. Het kopen van boeken voor het personeel en dat training noemen zal geen goede resultaten opleveren op de langere termijn", zegt Casesa.

Boeken kunnen helpen in de professionele ontwikkeling in bredere zin. Als het gaat om persoonlijke productiviteit is het lezen van The Effective Executive van Peter Drucker of Getting Things Done van David Allen verplichte kost. Datzelfde kan worden gezegd over boeken over communicatieve vaardigheden als Crucial Conversations.

Als managers van plan zijn hun teams te ontwikkelen en te laten groeien is training onvermijdelijk. Bekijk bovenstaande fouten goed en gebruik ze om je trainingsprogramma te verbeteren. Verbind de training met de kansen die er zijn in de organisatie. Gebruik een mix aan trainingsmethoden - externe faciliteiten, online cursussen en boeken - om flexibel ermee om te kunnen gaan. En tenslotte, vergeet nooit de carrièredoelen van de mensen in jouw organisatie en kijk wat je kan doen om ze te helpen die doelen te bereiken.