Het is mogelijk "the Digital Workplace" voor alle afdelingen en werknemers van je organisatie uit te rollen, aldus het Amerikaanse marktonderzoeksbureau Gartner. In het rapport leggen ze uit hoe je dat voor elkaar krijgt.

Bouwstenen

Gartner ontwikkelde een systematiek voor de digitale werkplek Foto: Gartner

De analisten van Gartner beschrijven met name hoe je een gedigitaliseerde werkplek voor organisaties met kenniswerkers creëert. Benadrukt wordt in hoeverre deze kenniswerkers betrokken moeten worden bij de vormgeving van hun werkplek zodat ze hun potentie zo goed mogelijk kunnen waarmaken. En zo raakt de digitale werkplek naast de technologische aspecten ook de bedrijfsculturele aspecten.

Gartner beschrijft drie overkoepelende domeinen: business alignment, people alignment en IT alignment. De digital workplace blijkt volgens de beschrijvingen gebaseerd op 8 bouwstenen.

Business alignment: Van visie tot return on investment (ROI)

Gartner heeft hoge verwachtingen van de digitale werkplek. Niet alleen wordt een hogere productiviteit verwacht, maar ook dat medewerkers op allerlei terreinen worden "geïnspireerd". Binnen het onderdeel business alignment vallen de onderstaande 3 van de 8 bouwstenen.

1. Visie: De managers beschrijven in deze visie hoe een digitale werkplek eruit ziet en hoe alle deelnemers ervan kunnen profiteren.

2. Strategie: Op basis van de visie wordt een strategie geformuleerd. Het bedrijf ontwikkelt een roadmap om deze strategie uit te voeren.

3. Metrics: Managers controleren het succes van een digitale werkplek aan de hand van verschillende meetpunten. Deze meten niet alleen de effectiviteit en flexibiliteit van de medewerkers maar ook de medewerkerstevredenheid en loyaliteit ten opzichte van de organisatie. Gartner adviseert ook hier om tools voor medewerkersfeedback te integreren. Het uiteindelijke doel is dat medewerkers steeds hun digitale werkplek blijven verbeteren. Het gaat er tenslotte om dat een return on investment gemeten kan worden.

People alignment: Over meedenken en vrijheid

De dimensie "people alignment" omvat veel subonderdelen. Gartner verdeelt deze in drie categorieën.

4. Ervaringen van medewerkers: Grof gezegd is de formule: Hoe beter een kenniswerker zich voelt, hoe beter de resultaten. Als een digitale werkplek wordt ingericht moet rekening gehouden worden met de gebruiksvriendelijkheid c.q. moet er rekening gehouden worden met de vele verschillende mogelijkheden voor interpretatie van usability. Medewerkers moeten betrokken worden bij vormgeving van de werkplek. Gartner omschrijft de digital workplace als "smart workspace".

5. Veranderingen binnen de organisatie: Als de structuur van de werkplekken wijzigt, dan wijzigt ook de cultuur binnen het bedrijf, benadrukt Gartner. Medewerkers moeten meer bijdragen aan de vormgeving en meer vrijheden krijgen. De benodigde vaardigheden en verantwoordelijkheden veranderen naast de veranderende samenwerkingsstructuren. De beoordelingssystematiek zal anders moeten worden vormgegeven door de managers. De governance van een bedrijf moet rekening houden met deze verandering.

Bouwstenen 2

Gartner heeft een eigen hype cycle voor de digitale werkplek ontwikkeld. Foto: Gartner.

6. Processen: Daar waar routinematig werk verdwijnt en creatieve arbeid ontstaat, moeten managers hun arbeidsprocessen opnieuw inrichten. Gartner adviseert om vergelijkbaar met de klantreis de "Customer Journey", die zich richt op de eindklant, een medewerkersreis te ontwikkelen, de zogenaamde "Employee Journey". Hiervoor zijn dan wel gegevens van deze "werkreis" nodig. Hiervoor zou volgens Gartner kunstmatige intelligentie (KI) een oplossing bieden. Wanneer kantoorruimtes en gereedschappen voorzien zijn van sensoren kunnen deze informatie leveren voor de medewerkersreis.

IT alignment: Van analytics tot mobiel

Het terrein van IT alignment wordt door de analisten verdeeld in twee gebieden:

7. Informatie: Als je Gartner gelooft dan hebben kenniswerkers steeds meer een behoefte aan precies passende analytics oplossingen. Deze medewerkers raken steeds meer vertrouwd met deze tools en willen die ook in hun werk gebruiken. Dit geldt met name voor data-analyse en zoekmachines maar geldt ook voor collaboration tools.

8. Technologie: Wie verantwoordelijk is voor de digitale werkplek mag niet alleen naar binnen kijken. De blik moet juist gericht zijn op de huidige of toekomstige rol van het bedrijf als onderdeel van een ecosysteem. Dat betekent: de digitale werkplek gebruikt niet alleen informatie uit Internet of Things maar haalt ook informatie uit de samenwerking met klanten en leveranciers. De IT gebruikt hiervoor artificial intelligence (AI), de cloud, mobiel en analytics.

Gartner ziet de digitale werkplek als een steeds in beweging zijnde situatie. Bedrijven zouden elke nieuwe technologiegolf moeten kunnen integreren. De analisten vinden dit een zeer belangrijk onderwerp. In het kader van het jaarlijkse "Hype Cycle for emerging Technologies" heeft Gartner dit jaar zelfs een eigen hype cycle gemaakt voor de Digital Workplace. Daarin draait het om 40 afzonderlijke technologieën die de wereld van de arbeid in de toekomst gaan vormgeven.