Het laatste wat een CIO wil horen is dat iemand het bedrijf verlaat omdat de IT-infrastructuur en -beleid het te moeilijk maakten om zijn taken naar behoren uit te voeren. Als je geen rekening houdt met dit probleem, doe dat vanaf nu dan wel. Een onderzoek uit 2017 wees uit dat ongeveer de helft van alle werknemers ander werk zoekt als dat hem of haar meer flexibiliteit biedt en betere communicatie en samenwerking mogelijk is. Ik denk dat technologie het werkplezier zowel kan verhogen als schaden, en werknemers eisen daarin steeds meer. Het aantal werknemers die opgegroeid zijn met digitale middelen groeit, nu je personeelsbestand steeds meer jonge instromers kent. De productiviteit van de hedendaagse werknemer hangt sterk af van technologie, wat de werkplek verandert. Het verwijderen van technologische frictie om die digitale werkplek mogelijk te maken is essentieel, niet alleen om mensen aan te trekken en te motiveren, maar ook om ze te behouden.

Het is algemeen bekend dat de moderne werknemer een mobiele werknemer is, maar het is niet voldoende om thuiswerken te faciliteren of een beleid op mobiele apparaten te hebben. De fysieke kantooromgeving verandert net zo snel als de technologie. Kantooromgevingen zijn meer open en sociaal, wat kansen biedt op spontane ontmoetingen en samenwerking, wat de opkomst van samenwerkingstools verklaard. En terwijl 43 procent van de medewerkers buiten de kantoormuren werkt, wordt van hen verwacht dat ze via dergelijke software contact houden met hun collega's. De werkplek is nu niet langer meer een specifieke bestemming waar werknemers zich verzamelen, het is eerder een state of mind: 83 procent van de medewerkers vindt dat ze geen kantoor nodig hebben om productief te zijn.

Wij als CIO's moeten zorgen dat de technologie in onze bedrijven zich in evenwicht ontwikkelt met onze veranderende werkplekken en werkstijlen. Om de digitale generatie te ondersteunen moeten we ons richten op meer intuïtieve software dat naadloos met elkaar overweg kan. Gebruik maken van informatie over de gedragspatronen van onze medewerkers helpt IT-teams in het creëren van de werkomgeving die de nieuwe generatie werknemers verwachten. Bij Box, waar ik werk, is dat de centrale focus van onze werkplek- en productontwikkeling, waarbij we kijken naar onze data om nieuwe manieren te vinden in het zorgen dat onze medewerkers kunnen samenwerken met iedereen, overal en op elk tijdstip.

Net als bij veel andere bedrijven kunnen onze medewerkers niet bij meer bij hun bedrijfsaccount als ze om een of andere redenen drie maal verkeerd inloggen. Het unlocken van hun accounts belastte mijn IT-afdeling onnodig zwaar en was tevens een frustratie voor ons personeel omdat ze in die tijd andere zaken hadden kunnen oppakken. Door het automatiseren van active directory unlock met gebruikmaking van two factor pushberichten konden we duizenden tickets per maand oplossen, alle werknemers konden doorgaan met hun werk na een lockout en bespaarde hen ontelbare verkwiste uren in het oplossen van een simpel probleem.

Werknemers die naar geschikte plekken zoeken om met elkaar te werken of te overleggen hebben daar soms moeite mee en verkwisten er veel tijd mee. Wij werken met Teem, waarmee we ons personeel op een datagedreven manier conferentiezalen kunnen boeken. Door de integratie met tools als Alexa en dergelijke is het tevens mogelijk voor het personeel informatie over de locatie te krijgen, zoals het gebruik van dergelijke kamers. Gezien de hoge vraag naar conferentieplekken wilden we er zeker van zijn dat er geen verspilling ontstond zoals een conferentieruimte die besproken was door een werknemer maar die uiteindelijk niet werd gebruikt. Onze oplossing was een check in het systeem, die vereist dat werknemers binnen acht minuten in de besproken tijd moesten inchecken. Als dat niet gebeurde dan kwam de ruimte beschikbaar voor anderen. Daardoor zagen we 20 procent aan hergebruik van ruimtes die niet werden gebruikt door de eerste claimer, en dus vrijkwamen voor anderen.

We keken ook naar automatisering in de communicatie tussen onze mobiele mensen. Er zijn tientallen zakelijke chatdiensten, maar e-mail blijft toch het meest gebruikt. Hoewel e-mail nog steeds veel nadelen kent: het zoeken en vinden van de juiste e-mails blijft een opgave. Het toepassen van nieuwe ontwikkelingen in automatisering zoals beeldherkenning, natural language processing en sentiment-analyse op die e-mails kan de impact van dat pijnpunt drastisch verminderen. Het gebruik van data en deze automatisering kan een werknemer een e-mail vinden door het simpelweg te beschrijven.

Onnodig om te zeggen is dat data aan de basis staat van alles. Bij elke organisatie waar ik werkt, HP, VMWare of Box, heb ik veel tijd besteed aan hoe we betere inzichten konden leveren, betere analytische mogelijkheden en daardoor beter geïnformeerde beslissingen. Des te langer je wacht in het veranderen van workflows, hoe moeilijker het wordt om talenten aan te trekken en te behouden. Nu deze nieuwe en komende generatie aan werknemers de werkplekomgeving blijft veranderen, is het de taak van ons, CIO's, om mee te gaan met die verandering, en oplossingen en strategieën vinden die zorgen voor de meest productieve werkplekdynamiek.