VMware voerde onderzoek uit met Forbes Insights onder meer dan 2000 CIO's om te zien hoe applicaties effectief worden ingezet. In Nederland geeft meer dan de helft (58 procent) van de ondervraagde IT-leiders aan dat vooral het besluitproces wordt versneld met de juiste applicaties. Die digitale transformatie zorgt ervoor dat bedrijven in een hoger tempo kunnen reageren op een continu veranderende sector.

In gesprek met CIO.nl vertelt VMware's Ton Hermes, Senior System Engineer, dat personeel het beste werkt met de applicaties die ze zelf al gebruiken. Ze verwachten dat hun werkgevers apps beschikbaar stellen voor hun zakelijke werkzaamheden op dezelfde manier, via een app-store zodat ze snel en makkelijk apps vinden en kunnen gebruiken.

Schaduw-IT voorkomen

"Als je deze niet aanbiedt, gaan werknemers zelf op zoek", waarschuwt Hermes. Dat leidt onherroepelijk tot schaduw-IT met alle gevolgen van dien, zoals gevoelige gegevens die de organisatie verlaten en in publieke clouds worden opgeslagen. Vooral in sectoren die onderhevig zijn aan forse compliance-reglementen kan dit funest zijn voor de bedrijfsvoering.

Om dat te voorkomen, zie je dat vaak werknemers naar specifieke applicaties worden gedwongen. Het idee is dat je als organisatie die apps officieel ondersteunt, je controle houdt over de hoe de gegevens stromen en data binnen de organisatie houdt. In de praktijk sluizen werknemers juist vaak documenten door naar de apps die ze zelf kennen en al gebruiken, waardoor je alsnog de controle verliest. Dat moet dus anders.

"Het gaat erom dat applicaties makkelijk te gebruiken zijn door werknemers. Je moet een platform aanbieden dat zaken als Single Sign-On beschikbaar maakt voor die applicaties die ze al hebben", zegt Hermes. "Van oudsher denkt IT eigenlijk na voor de eindgebruiker. Maar dat idee moeten we omdraaien: de eindgebruiker geeft aan wat hij of zij nodig heeft en dat moet je faciliteren.

"In plaats van dat je een beheerd apparaat levert met alleen business-apps is het belangrijker je de juiste services en apps op elk gewenst apparaat gebruikt kunnen worden. De eindgebruiker bepaalt voor zichzelf wel apparaat hij het beste kan gebruiken bij zijn werkzaamheden; de IT-afdeling levert een platform om deze apps en services op een eenvoudig en veilige manier op die devices te gebruiken."

BYOD-issues

Volgens de Senior Sytems Engineer is het een goed idee om het gedrag van gebruikers te inventariseren via een laag in het BYOD-platform. Je kunt bijvoorbeeld zien dat gebruikers op hun privé-apparaat massaal Evernote hebben geïnstalleerd. Daaruit blijkt dat er behoefte is aan een clouddienst en/of functionaliteit die mogelijk ontbreekt in het IT-systeem dat wordt gefaciliteerd. Neem dan bijvoorbeeld Evernote op in accountbeheer en het SSO-beleid om de app beter te ondersteunen.

De ondersteunde software is niet het enige BYOD-issue waar organisaties al een decennium mee worstelen. Een breed scala aan onbeheerde apparaten die inprikken op het zakelijke netwerk en bedrijfsbronnen raadplegen is een nachtmerrie die veel CIO's wakker houdt. Ook hier geldt dat je mensen niet hoeft te dwingen 'app X' in plaats van 'app Y' te gebruiken, maar je kunt ze wel met zachte hand leiden naar de gewenste oplossing.

"Stel je voor dat een externe kracht met een onbeheerd apparaat Office 365 gebruikt. Via de webportal is er dan toegang tot de online omgeving. Als je een lokale office applicatie wilt gebruiken, voor bijvoorbeeld offline werken - dien je je apparaat op te nemen in het device management platform van de organisatie."

"Hierdoor is de IT organisatie in staat om de lokale applicatie en data te beveiligen en controleren. Zo niet, dan blijf je enkel webtoegang houden", geeft Hermes als voorbeeld. Zo bied je wel flexibiliteit om de diensten te ondersteunen die gebruikers willen, maar zorg je ervoor dat datastromen beheersbaar blijven.